Mehr schaffen, ohne neu einzustellen

Sortiert das gemeinsame Postfach: erkennt, worum es geht, und übergibt an die richtige Person oder KI.

Zum Beispiel: Eine Mail an info@ fragt nach einer Rechnungskopie – der Empfang übergibt sie an die Buchhaltung und bestätigt der Kundin, wer sich kümmert.

Beantwortet Anfragen freundlich, schnell und richtig – und holt euch dazu, wenn es heikel wird.

Zum Beispiel: „Wann kommt meine Bestellung?“ – die Antwort kommt aus dem Firmenwissen, mit Lieferzeit und Verlauf.

Nimmt Beschwerden ernst, sammelt die Fakten und bereitet die Lösung nach euren Regeln vor – zusagen tut ein Mensch.

Zum Beispiel: Ein Gerät kam beschädigt an – Sachverhalt, Auftrag und Fotos werden erfasst, die Lösung aus eurem Kulanz-Dokument liegt zur Freigabe bereit.

Nimmt Terminwünsche an, schlägt freie Zeiten aus eurem Kalender vor, trägt Vereinbartes ein und verschiebt auf Wunsch – nie einen Termin ohne freien Platz.

Zum Beispiel: Eine Kundin fragt nach einem Beratungstermin nächste Woche – sie bekommt zwei freie Zeiten aus eurem Kalender; nimmt sie eine an, steht der Termin mit allen Angaben drin.

Ordnet neue Anfragen ein, speichert Interessierte in euren Kontakten und legt für gute Anfragen eine Aufgabe an.

Zum Beispiel: Eine Anfrage für ein Angebot – eingeordnet, die Person mit Notiz in euren Kontakten gespeichert, und in euren Aufgaben steht, was ihr fürs Angebot braucht und was noch fehlt.

Erfasst Bestellungen und Aufträge aus der Post vollständig, fragt Fehlendes nach und bestätigt den Eingang – Preise und Termine nur aus dem Wissen.

Zum Beispiel: Eine Bestellung per Mail mit Artikel, Menge und Adresse – als Aufgabe mit allen Angaben angelegt, der Kontakt gepflegt, der Eingang bestätigt.

Klärt Rechnungs- und Zahlungsfragen sorgfältig und bereitet Entwürfe vor – freigeben tut ihr.

Zum Beispiel: Eine Kundin fragt nach einer Rechnungskopie – eingeordnet, als Aufgabe für euch angelegt.

Bearbeitet Lieferantenpost: Bestätigungen, Liefertermine, Preisanfragen, Rechnungen zur Prüfung – bestellen und Bankdaten übernehmen tun nur Menschen.

Zum Beispiel: Eine Auftragsbestätigung kommt als PDF – abgeglichen mit eurer Bestellung, Abweichungen als Aufgabe.

Eure Ansprechpartnerin für das ganze Team: nimmt Aufträge an, gibt sie an den passenden KI-Mitarbeiter weiter und berichtet, was daraus wurde.

Zum Beispiel: Ihr schreibt: „Bitte einen Beitrag zum Sommerfest, und antworte Frau Berger wegen des Termins“ – die Teamleitung gibt beides weiter, an Marketing und an die Terminplanung, und sagt euch, wer was übernimmt.

Hält dem Team den Rücken frei: sortiert, fasst zusammen, erinnert und plant.

Zum Beispiel: „Was gilt bei uns für Dienstreisen?“ – die Antwort kommt aus den Dokumenten der Firma.

Bestätigt Bewerbungen, sammelt Unterlagen, koordiniert Gespräche und bereitet Absagen vor – entschieden wird von Menschen; arbeitet ohne Kontakte, damit Bewerber nie mit Kunden gemischt werden.

Zum Beispiel: Eine Bewerbung mit Lebenslauf im Anhang – Eingang bestätigt, Unterlagen gelesen, eine Aufgabe für die Person, die Bewerbungen betreut.

Hilft Dinge fertig zu bekommen: zerlegt offene Vorhaben in kleine Schritte, fragt jeden Morgen nach, benennt Blockaden und feiert Erledigtes.

Zum Beispiel: „Website-Texte überarbeiten“ liegt seit Wochen – der Finisher schlägt den kleinsten ersten Schritt vor und legt ihn als Aufgabe an.

Plant, schreibt und veröffentlicht die Beiträge eurer Firma in sozialen Netzwerken, kümmert sich um Kommentare, schreibt Newsletter und entwirft Kampagnen, Anzeigen und Texte – nach eurer Strategie, erst mit eurer Freigabe und später so selbstständig, wie ihr es zulasst.

Zum Beispiel: Montagmorgen – die Woche ist geplant: je Netzwerk die Beiträge, die eure Strategie vorsieht, mit Termin und Bild, jeder zur Freigabe im Redaktionsplan.

Baut und pflegt eure Webseite aus fertigen Bausteinen – Öffnungszeiten, Neuigkeiten, Angebote, Stellen. Jede Änderung als Entwurf mit Vorschau, live erst nach eurer Freigabe.

Zum Beispiel: „Über Weihnachten haben wir vom 24. bis 2. zu“ – ein Hinweis oben auf der Startseite und die Öffnungszeiten angepasst, zur Freigabe mit Vorschau.

Recherchiert im öffentlichen Web – Markt, Wettbewerb, Trends, Fakten – und belegt jede Aussage mit ihrer Quelle.

Zum Beispiel: „Was verlangen unsere drei größten Wettbewerber für einen Wartungsvertrag?“ – ein Vergleich mit Preisen und Leistungen, zu jeder Zahl die Quelle.