Testbetrieb: evensteady ist noch nicht fertig. Mails landen in einem Test-Postfach statt bei euch, die Verträge mit den Dienstleistern sind noch offen, alle Daten können jederzeit gelöscht werden.
Jeder KI-Mitarbeiter hat eine Akte: was er darf, was ihn weckt, wohin Daten gehen, welche Verarbeitungen das sind, was er gelernt hat und was sich wann geändert hat. Sie entsteht aus dem Zustand des Systems – niemand pflegt sie von Hand. Das hier ist die Akte von Mira aus unserer Demo-Firma, live.
Mira ist der Entwurf, den jede neue Firma so bekommt – darum ohne Postfach und ohne Einsätze im Dienst. Was Besucher in den letzten 24 Stunden in der Feuertaufe gegen sie versucht haben, zählt der Abschnitt „Feuertaufe, Probezeit und Prüfstand“.
Stand 3. Oktober 2026 18:34 · Kennung 1affd0ff08f1
Diese Akte ist aus dem Zustand des Systems erzeugt – nichts darin ist von Hand gepflegt oder von einem Modell formuliert. Sie liefert Struktur und Fakten, keine Rechtsberatung. Rechtsgrundlagen sind Vorschläge, die ein Admin eurer Firma bestätigt.
M
Mira
Kundenservice · Muster Haustechnik GmbH
Status
Entwurf
Eingestellt am
–
Angelegt am
2. Oktober 2026
Vorlage
Kundenservice
Kennung
1affd0ff08f1
Die Kennung ist eine Prüfsumme über Stelle, Befugnisse, Auslöser, Lehren, Modelle und Rechtsgrundlagen. Sie ändert sich nur, wenn sich davon etwas ändert – nie durch einen Einsatz. Zwei Akten mit gleicher Kennung beschreiben denselben KI-Mitarbeiter.
1. Stellenbeschreibung
Stelle
Kundenservice
Auftrag
Kundinnen und Kunden schnell, freundlich und richtig helfen – auf Grundlage des Firmenwissens.
Aufgaben
• Anfragen von Kundinnen und Kunden beantworten
• Fakten nur aus dem Firmenwissen nennen
• Heikle Fälle an einen Menschen übergeben
Was nie passiert
• Rabatte oder Sonderpreise zusagen
• Liefertermine zusagen, die nicht bestätigt sind
• Geld zurück oder Gutschriften zusagen
• Kulanz zusagen, die über eure Regeln hinausgeht
• Haftung für einen Schaden anerkennen
• Daten anderer Kundinnen und Kunden nennen
• Rechtlich einschätzen, wer im Recht ist
Charakter
Ton: mittel (Stufe 3 von 5)
Länge: Knapp (Stufe 2 von 5)
Initiative: mittel (Stufe 3 von 5)
Wärme: Herzlich (Stufe 4 von 5)
Arbeitszeiten
jederzeit (direkte Aufträge von euch beginnen immer sofort)
Budget je Einsatz
bis zu 10 Energie
Höchstens je Monat
Kein eigener Anteil – es gelten die Grenzen der Firma
Freigabe-Schwelle
Ausgewogen – Fragt bei hohem Risiko und wenn Angaben von außen in etwas Wichtiges einfließen.
Bilder
Darf Bilder aus dem Wissen selbst ansehen (sie gehen dann an den Anbieter des Ausführers)
Antworten aus dem Einstellungsgespräch
Welche Anfragen sollen beantwortet werden?
Liefertermine und Bestellstatus; Produkte, Leistungen und Preise; Öffnungszeiten, Anfahrt und Erreichbarkeit
Was passiert bei einer Beschwerde?
Verständnis zeigen und sofort an einen Menschen übergeben
Wann soll immer ein Mensch entscheiden?
Bei Drohung mit Anwalt, Presse, Bewertung; Wenn jemand Geld zurück oder Nachlass will; Bei Fristen: Mahnung, Kündigung, Bescheid; Bei Datenschutz: Auskunft oder Löschung; Bei Notfall, Unfall, Krankheit oder Trauer; Wenn das Firmenwissen keine Antwort hat
2. Befugnisse
Was der KI-Mitarbeiter tun darf – und was immer gilt, unabhängig von der Stufe.
Werkzeuge
Werkzeug
Stufe
Mensch fragen
Eingebaut – immer da: greift nur auf eigene Daten der Firma zu bzw. fragt euch
Wissen
Eingebaut – immer da: greift nur auf eigene Daten der Firma zu bzw. fragt euch
Anhänge
Nur lesen – Liest Anhänge der Mail oder WhatsApp-Nachricht, an der gearbeitet wird (PDF, Word, Text, Bilder, Ton, Video) – nur lesen.
E-Mail
Mit Freigabe – Beantwortet Mails nur mit eurer Freigabe.
Kontakte
Nur lesen – Sieht eure Kontakte, ändert nichts.
Signale
Mit Freigabe – Übergibt Arbeit an andere KI-Mitarbeiter nur mit eurer Freigabe.
Jede Nachricht nach außen prüft vorher ein zweites Modell (der Prüfer) auf Fremdinhalt, Geheimnisse und Ton – erst dann geht sie an eine Person oder hinaus.
Alles von außen (Mails, Dokumente, Antworten anderer) ist Fremdinhalt: es geht nur als Datenblock an die Modelle und kann keine Anweisung geben. Ein Einsatz, der Fremdinhalt berührt hat, ist markiert.
Per Mail höchstens 2 Antworten je Empfänger und Tag – danach muss eine Person hinsehen.
Aus Mails höchstens 5 Einsätze je Absender und Stunde.
Selbstständig gesendete Antworten (Mail, WhatsApp) warten 5 Minuten im Ausgang und können zurückgeholt werden.
Außerhalb der Arbeitszeiten beginnen keine Einsätze aus Mails, Signalen oder Zeitplänen.
Vertrauensleiter (Stand je Handlungsart)
Noch keine Handlungsart mit Verlauf – es gilt die Stufe des Werkzeugs.
3. Auslöser
Direkte Aufträge
Immer: jede Person der Firma kann dem KI-Mitarbeiter einen Auftrag geben – im Chat mit ihm oder im Teamchat.
Postfächer
–
WhatsApp-Nummern
–
Chat-Fenster
–
Kommentare und Erwähnungen
–
Signale
–
Zeitpläne
–
Abläufe
–
4. Datenflüsse
Welche Rolle welches Modell bei welchem Anbieter sieht – und was bei uns bleibt.
Modelle je Rolle
Rolle
Sieht
Modell
Anbieter, Land
Leser
Den Inhalt einer eingehenden Mail (als Datenblock) – fasst zusammen und erkennt das Anliegen. google/gemini-2.5-flashOpenRouter, Inc., USA
google/gemini-2.5-flash
OpenRouter, Inc., USA
Bildleser
Ein hochgeladenes Bild (PNG, JPEG, WebP) genau einmal beim Hochladen – schreibt den Text darauf ab und beschreibt, was es zeigt. Das Ergebnis ist ein Dokumenttext wie jeder andere. Ohne eigene Wahl ist es das Modell des Lesers. google/gemini-2.5-flashOpenRouter, Inc., USA
google/gemini-2.5-flash
OpenRouter, Inc., USA
Medienleser
Eine hochgeladene Aufnahme oder ein Video (MP3, M4A, WAV, OGG, MP4, MOV, WebM) genau einmal beim Hochladen – und Sprachnachrichten, Fotos und Videos im Anhang einer Mail, wenn ein KI-Mitarbeiter sie liest: schreibt wörtlich auf, was gesagt wird, und beschreibt, was zu sehen ist. Über OpenRouter; ohne Wahl liest niemand Ton und Video. keins – simuliertkein Anbieter (Testbetrieb)
keins – simuliert
kein Anbieter (Testbetrieb)
Ausführer
Stelle und Lehren, die Zusammenfassung des Lesers, Auszüge aus dem Firmenwissen, ähnliche gutgeheißene Antworten, Kontakte und Aufgaben, soweit Werkzeuge es erlauben. Darf ein KI-Mitarbeiter Bilder selbst ansehen, auch das Bild, das er sich ansieht. keins – simuliertkein Anbieter (Testbetrieb)
keins – simuliert
kein Anbieter (Testbetrieb)
Ausführer, gründlich
Dasselbe wie der Ausführer – aber gründlicher: bei schweren Fällen (Beschwerde oder Kündigung mit verärgertem Ton, dringend und verärgert, Leser unsicher), bei Stellen, die immer gründlich arbeiten, und beim Entwerfen von Abläufen. Ohne eigene Wahl ist es das Modell des Ausführers. keins – simuliertkein Anbieter (Testbetrieb)
keins – simuliert
kein Anbieter (Testbetrieb)
Ausführer im Chat
Dasselbe wie der Ausführer – für Aufträge, die ihr im Chat gebt (auch im Teamchat): Dort wartet jemand auf die Antwort, deshalb zählt hier das Tempo. Ohne eigene Wahl ist es das Modell des Ausführers. keins – simuliertkein Anbieter (Testbetrieb)
keins – simuliert
kein Anbieter (Testbetrieb)
Prüfer
Den Text, den der KI-Mitarbeiter nach außen schicken will. keins – simuliertkein Anbieter (Testbetrieb)
keins – simuliert
kein Anbieter (Testbetrieb)
Entscheider
Entscheidungen mit festen Antworten: eine Nachricht im Teamchat (als Datenblock) mit den Steckbriefen der Kolleginnen und Kollegen – oder bei einer eigenen Frage im Ablauf den Fall, wie ihn der Ausführer sieht. Ein Entscheidungsmodell (Jev) bekommt dieselben Steckbriefe als Kriterien und die Nachricht als Feld; ist es sich nicht sicher, entscheidet das kleine Modell, darunter ein Mensch. Ohne eigene Wahl ist es das kleine Modell. keins – simuliertkein Anbieter (Testbetrieb)
keins – simuliert
kein Anbieter (Testbetrieb)
Websuche
Die Suchbegriffe eines Auftrags mit dem Werkzeug „Web“ – über OpenRouter an den Suchdienst Exa; zurück kommen Adressen, Titel und kurze Auszüge öffentlicher Seiten. keins – simuliertkein Anbieter (Testbetrieb)
keins – simuliert
kein Anbieter (Testbetrieb)
Bildgestalter
Die Bildbeschreibung eines Auftrags mit dem Werkzeug „Bilder“ – über OpenRouter an das gewählte Bildmodell; zurück kommt ein Bild, das als Entwurf beim Auftrag bleibt. keins – simuliertkein Anbieter (Testbetrieb)
keins – simuliert
kein Anbieter (Testbetrieb)
Kleines Modell
Die Entscheidung einer Person zu einer Karte (Original und Korrektur), um einen Lehrsatz vorzuschlagen, und Charakterproben im Einstellungsgespräch. Springt ein, wenn der Entscheider ein Entscheidungsmodell ist und sich nicht sicher ist. keins – simuliertkein Anbieter (Testbetrieb)
keins – simuliert
kein Anbieter (Testbetrieb)
Zwischenspeicher beim Anbieter
Eingaben können beim Anbieter kurz zwischengespeichert werden (bei Claude bis zu 5 Minuten), damit wiederkehrende Teile weniger kosten. Was jeder Anbieter speichert, steht in der Datenschutzerklärung.
Grundlage der Übermittlung
OpenRouter, Inc. (USA): Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss 2021/914, Modul 2, Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) in der Datenverarbeitungsvereinbarung von OpenRouter
Einbettungen (Suche im Wissen)
lokal auf unserem Server, Modell Xenova/multilingual-e5-small – nichts davon geht zu einem Anbieter
Zugewiesenes Wissen
kein Dokument
Hosting
Contabo GmbH, München (Deutschland)
Mailversand (Benachrichtigungen)
Zoho Corporation GmbH, Düsseldorf (Rechenzentren in der EU: Amsterdam und Dublin)
Bei uns: Mail-Inhalte, Dokumente und Zugangsdaten sind verschlüsselt gespeichert (Zweck je Datensatz); das Protokoll ist unveränderlich; Firmen sind voneinander getrennt; jede Anfrage prüft die Mitgliedschaft neu.
5. Verarbeitungen und Rechtsgrundlagen
Abgeleitet aus Werkzeugen und Auslösern – niemand tippt das ein. Die Rechtsgrundlage ist ein Vorschlag; wer das Recht „Firma“ hat, bestätigt sie oder trägt eine andere ein.
E-Mails lesen und beantworten
Zweck
Anfragen, die im Postfach eingehen, verstehen und – mit Freigabe oder selbstständig – beantworten oder an eine Person übergeben.
Betroffene
Absender und im Text genannte Personen (Kundinnen und Kunden, Interessenten, Lieferanten)
Datenarten
Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Text der Nachricht; Anhänge werden nur benannt, nicht gelesen
Vorschlag
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag oder Anbahnung
unbestätigtDie Rechtsgrundlage bestätigt, wer das Recht „Firma“ hat – bis dahin steht hier nur unser Vorschlag.
Kontakte anlegen und ergänzen
Zweck
Ansprechpartner aus Anfragen festhalten, damit das Team sie wiederfindet (nur Ergänzen leerer Felder, Notizen nur anhängen).
Betroffene
Ansprechpartner von Kunden, Interessenten, Lieferanten
Datenarten
Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefon, Notizen
Vorschlag
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag oder Anbahnung
unbestätigtDie Rechtsgrundlage bestätigt, wer das Recht „Firma“ hat – bis dahin steht hier nur unser Vorschlag.
Erfahrungen speichern
Zweck
Antworten, die eine Person gutgeheißen hat, zusammen mit dem Betreff der Anfrage merken – als Beispiel für spätere ähnliche Anfragen (Mini-RAG).
Betroffene
Absender der Anfragen
Datenarten
Betreff und erkanntes Anliegen der Anfrage, die gutgeheißene Antwort (ohne die Zusammenfassung der Mail)
Vorschlag
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse
unbestätigtDie Rechtsgrundlage bestätigt, wer das Recht „Firma“ hat – bis dahin steht hier nur unser Vorschlag.
6. Löschfristen
Dieselben Fristen wie in unserer Datenschutzerklärung – Konstanten im Code, die ein Auftrag durchsetzt.
Einsätze mit Schritten und Karten
90 Tage
Arbeitskopien von Mails
90 Tage
Erfahrungen
höchstens 500 je KI-Mitarbeiter; sie leben mit der Mail (90 Tage)
Lehren
höchstens 40 je KI-Mitarbeiter, bis jemand sie streicht
Erledigte Aufgaben
90 Tage
Dokumente
bis jemand sie löscht; nach 365 Tagen als „veraltet“ markiert
Protokoll (Änderungsverlauf)
365 Tage
Sicherungskopien
7 Tage
7. KI-Hinweis (Art. 50 KI-Verordnung)
Art. 50 KI-Verordnung: Wer mit einer KI korrespondiert, erfährt es.
„Diese Nachricht wurde mit Unterstützung einer KI verfasst.“
Wo
als letzte Zeile unter jeder Mail, die der KI-Mitarbeiter sendet – nach der Signatur
Bei diesem KI-Mitarbeiter
eingeschaltet
Kopfzeile
Jede Mail, die ein KI-Mitarbeiter selbst sendet, trägt „Auto-Submitted: auto-generated“ – Mailsysteme erkennen sie als automatisch erzeugt.
Auf WhatsApp
nicht anwendbar (kein Werkzeug „WhatsApp“)
Im Chat-Fenster
nicht anwendbar (kein Chat-Fenster)
Unter Antworten auf Kommentare
nicht anwendbar (liest keine Kommentare)
Im Chat
Seine Nachrichten sind als Nachrichten eines KI-Mitarbeiters gekennzeichnet.
8. Feuertaufe, Probezeit und Prüfstand
Gezählt aus den Einsätzen – was das Zeugnis zeigt, in Kurzform.
Feuertaufe
noch nichts
Probezeit
noch nichts
Prüfstand
noch nichts
Die letzten 30 Tage
Mira hatte in dieser Zeit keinen echten Einsatz.
9. Gelernt
Regeln, die Menschen bestätigt haben, und gutgeheißene Antworten als Beispiele.
Keine Lehren.
Keine gespeicherten Erfahrungen.
10. Änderungsverlauf
Aus dem unveränderlichen Protokoll: wer wann was an diesem KI-Mitarbeiter geändert hat. Das Protokoll reicht 365 Tage zurück.
Keine Einträge.
11. Anhang: Für den Betriebsrat
Was über Beschäftigte festgehalten wird – und was ausdrücklich nicht. Zur Vorlage beim Betriebsrat.
Was festgehalten wird
Entscheidungen an Karten (freigegeben, angepasst, verworfen, beantwortet) mit Kennung der Person und Zeitpunkt – damit nachvollziehbar bleibt, wer was freigegeben hat.
Nachrichten und Aufträge im Chat mit Name und Zeitpunkt, wie in jedem Team-Chat.
Änderungen am KI-Mitarbeiter im unveränderlichen Protokoll (365 Tage).
Das Zeugnis des KI-Mitarbeiters zählt, wer wie oft freigegeben hat (Nachvollziehbarkeit). Diese Akte nennt keine Namen.
Was nicht festgehalten wird
Keine Zeitmessung: nicht, wie lange jemand für eine Entscheidung braucht, wann jemand arbeitet oder wie oft jemand die App öffnet.
Keine Leistungs- oder Verhaltensbewertung von Menschen – es gibt keine Kennzahl je Person außer der Zahl ihrer Freigaben.
Die Zähler der Vertrauensleiter messen den KI-Mitarbeiter (wie oft seine Vorschläge unverändert durchgingen), nicht die Person, die entschieden hat.
Was der KI-Mitarbeiter über Beschäftigte sieht
Namen und Stellen der Mitglieder der Firma (für Übergaben und Zuständigkeiten).
Hinweis: Der Einsatz kann der Mitbestimmung unterliegen (z. B. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen könnten). Ob das hier greift, klärt die Firma – diese Akte liefert die Fakten dafür.
Ein Textbaustein zum Kopieren in euer Verarbeitungsverzeichnis. Verantwortlich ist eure Firma; wir sind Auftragsverarbeiter.
Verarbeitungstätigkeit: KI-Mitarbeiter „Mira“ (Kundenservice) bei Muster Haustechnik GmbH auf der Plattform evensteady
Zwecke: E-Mails lesen und beantworten; Kontakte anlegen und ergänzen; Erfahrungen speichern
Kategorien betroffener Personen: Absender und im Text genannte Personen (Kundinnen und Kunden, Interessenten, Lieferanten); Ansprechpartner von Kunden, Interessenten, Lieferanten; Absender der Anfragen
Kategorien personenbezogener Daten: Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Text der Nachricht; Anhänge werden nur benannt, nicht gelesen; Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefon, Notizen; Betreff und erkanntes Anliegen der Anfrage, die gutgeheißene Antwort (ohne die Zusammenfassung der Mail)
Rechtsgrundlagen: E-Mails lesen und beantworten – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag oder Anbahnung (Vorschlag, unbestätigt); Kontakte anlegen und ergänzen – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag oder Anbahnung (Vorschlag, unbestätigt); Erfahrungen speichern – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse (Vorschlag, unbestätigt)
Empfänger / Auftragsverarbeiter: Contabo GmbH, München (Deutschland); OpenRouter, Inc. (Modelle je Rolle); Zoho Corporation GmbH, Düsseldorf (Rechenzentren in der EU: Amsterdam und Dublin)
Drittlandübermittlung: OpenRouter, Inc. (USA): Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss 2021/914, Modul 2, Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) in der Datenverarbeitungsvereinbarung von OpenRouter
Löschfristen: Einsätze 90 Tage, Mail-Kopien 90 Tage, erledigte Aufgaben 90 Tage, Protokoll 365 Tage, Sicherungen 7 Tage; Dokumente, Kontakte, Lehren bis zur Löschung durch die Firma
Technische und organisatorische Maßnahmen (Auszug): Verschlüsselung gespeicherter Inhalte und Zugangsdaten mit Zweckbindung je Datensatz; Trennung der Firmen mit Prüfung der Mitgliedschaft bei jeder Anfrage; Fremdinhalt nur als Datenblock an Modelle (keine Anweisungen von außen); Prüfer vor jeder Nachricht nach außen; Freigabe durch Menschen je Werkzeugstufe; unveränderliches Protokoll; tägliche Sicherung
Stand: 3. Oktober 2026 18:34 · Kennung 1affd0ff08f1
13. Anhang: Angaben für Auftragsverarbeitung und Berufsgeheimnis
Die Fakten, die eine Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 Abs. 3 DSGVO) und eine Verpflichtung nach § 203 StGB brauchen. Vertragstexte gehören zu einem Anwalt – wir liefern die Angaben.
Gegenstand
Betrieb des KI-Mitarbeiters „Mira“ (Kundenservice) auf der Plattform evensteady im Auftrag der Firma
Dauer
für die Dauer der Nutzung; Löschung nach den Fristen in Abschnitt 6 und mit der Firma
Art und Zweck der Verarbeitung
E-Mails lesen und beantworten; Kontakte anlegen und ergänzen; Erfahrungen speichern
Art der Daten
Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Text der Nachricht; Anhänge werden nur benannt, nicht gelesen; Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefon, Notizen; Betreff und erkanntes Anliegen der Anfrage, die gutgeheißene Antwort (ohne die Zusammenfassung der Mail)
Kategorien betroffener Personen
Absender und im Text genannte Personen (Kundinnen und Kunden, Interessenten, Lieferanten); Ansprechpartner von Kunden, Interessenten, Lieferanten; Absender der Anfragen
Kette der Unterauftragsverarbeiter
Hosting: Contabo GmbH, München (Deutschland)
KI-Anbieter: OpenRouter, Inc. (USA)
Mailversand: Zoho Corporation GmbH, Düsseldorf (Rechenzentren in der EU: Amsterdam und Dublin)
Berufsgeheimnisträger (§ 203 StGB): Zugriff auf Inhalte haben technisch nur die Kette oben und die Personen der Firma selbst; Inhalte sind gespeichert verschlüsselt. Mitwirkende Personen auf unserer Seite müssen nach § 203 Abs. 4 StGB zur Geheimhaltung verpflichtet werden – das ist Gegenstand des Vertrags.
Vorlagen für AV-Vertrag und Verpflichtungserklärung liefern wir erst nach juristischer Prüfung.
Akte Mira · Muster Haustechnik GmbH · Stand 3. Oktober 2026 18:34 · Kennung 1affd0ff08f1 · Struktur und Fakten aus dem System – keine Rechtsberatung